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益企聚焦 | 针对外商投资企业可能因新冠疫情而产生的法律纠纷之风险提示与证据收集指引(试行)

2020-04-16 |文章来源:北京干成福州律师事务所 |作者:

                                        第一章 合同纠纷篇


【法律风险关注/提示】


、信息留存及动态关注

1.妥善保管签约合同、购货订单及其变更之纸质原件/传真件/电子数据文本/其他合同约定文本;

2.与客户日常沟通的书面函件、电子邮件、电话通话以及即时通讯工具等内容均可能作为日后产生法律纠纷时的证据,故对于任何形式的沟通均需谨慎用词,慎重表态、谋定而后动;

3.密切关注合同对方所在国/地区或合同履行行为/事实所涉及国家/地区有关疫情防控动态,预判相关合同的未来履行情状;


、减损义务

合同各方均有防止损失扩大的义务,应及时跟进合同履行情况,采取合理适当措施;



、通知义务

1.如本国发生疫情,应立即通知对方,及时商量后续履行事宜、变更措施、替代手段或解约方案,防止损失扩大;

2.如对方所在国/地区发生疫情,应及时与对方沟通了解最新近况,及时调整我方应对方案。



【证据收集指引】


、确保掌握合同各方当事人主体情况

1.通过互联网及其他方式查询合同对方最新商事登记信息及联络方式;

2.如涉及外国/地区或中国港澳台主体,应查询该主体是否真实存在以及有效存续并适时获得司法机关认可的主体资格证明(经公证、认证、转递等);

3.如涉及自然人,应注意确认留存对方联络方式中可确认对方身份归属的证据,例如对方手机号码、Facebook/微信号或其他个人社交账号,适时办理公证手续。


、事件时间表况

制作该合同事件的大事记、时间表,执行日常事项记录制度。



、排查合同等文件的法律风险,了解可能产生的违约后果

1.已签订书面合同文本的,排查合同及补充协议(如有)中的违约责任条款;

2.未签订书面合同文本,仅有电子邮件往来的,排查电子邮件中提到的违约责任;

3.根据排查出的法律风险,对照现有履约情况,发现未来可能的法律风险点。



、收集日常沟通证据

1.妥善保管书面信函原件,发出信件的应保留寄件底单并确认送达情况,收到信件的应保留信件外壳的寄件详情单;

2.妥善保管电子邮件,并整理所有电子邮件往来,可考虑采用公证/电子存证方式对所有/部分电子邮件往来先行进行证据保全,如有电子邮件已经转存入电脑本地系统的,则可采用与对方再次联系并将之前重要电子邮件作为附件方式予以效力巩固和再次确认;

3.如有其他即时通讯工具沟通记录的,也可参照上款方式予以收集,确保各方对合同内容及其履行状况的理解一致和清晰无误。




、收集合同履行困难/发生不可抗力/合同履行抗辩理由的证据

该部分证据应视具体情况进行收集,例如:

1.企业所在地及合同履行地的当地政府主管机构/疫情防控指挥部的各种公告/通知(例如隔离检疫措施、停复工要求等);

2.企业所在地及合同履行地的当地交通部门的疫情期间交通管制公告/通知(可通过当地政府机构公告、微信公众号、当地新闻媒体内容等渠道收集等);

3.员工被采取隔离检疫措施的证明(可以让员工提供其接收到的隔离通知等);

4.近期各国/地区各地展会的安排与通知(可通过展会主办方官方网站、中国贸促会等渠道收集);

5.各家航空公司停航公告/通知(可通过航空公司官方网站、微信公众号、客服电话等渠道收集);

6.本国以及对方所在国/地区港口限制/管制通知(例如交通部门的疫情防控通知等);

7.物流公司疫情期间的通知/公告;

8.物资被征用的政府部门通知;

9.使领馆关于签证业务的通知(可通过网页公证等方式收集);

10.旅游合同项下,旅行社暂停营业的政府公告、旅行社发出的通知等;

11.联系各地贸促会开具不可抗力事实性证明;

12.发生不可抗力情况后给对方的书面通知/电子邮件沟通(可通过网页公证等方式收集);

13.收集其他相关合同履行情况的证据:

(1)企业与上家/下家所签的衔接合同文本;

(2)企业与上家/下家针对因疫情导致合同履行情况变化/变更的处理/善后方案和实际执行情况,留存最终的协议书或承诺函、付款凭证、银行流水、收付汇证明等,以作为必要的证据;

(3)发生争议后相关合同及其履行的司法与仲裁文书;

(4)要求对方提供所主张事项的全面证据并尽量提前收集。



第二章 劳动纠纷篇


【法律风险关注/提示】


、管理制度应合规,妥善处理相关用工问题

1.企业疫情期间的人事管理制度应合规,且符合当地人社部门的用工指导意见;

2.针对员工发生的特殊情况,应个案处理,人性化管理,避免出现群体性事件。


、遵守复工通知

1.严格遵守当地政府部门关于企业复工的各种公告/通知;

2.达不到复工条件,切不可擅自复工,以免造成更大的损失。



【证据收集指引】


、注意保管企业劳动文件,排查潜在风险

1.劳动合同;

2.用工手册;

3.工资发放记录、工资表;

4.企业在疫情期间公布的管理规定;

5.统计所有员工年休假、产假、病假等各种假期情况,排查潜在风险。



、妥善留存与员工的沟通信息

1.与员工之间的沟通记录;

2.给员工的各种通知,建议采取书面形式、短信等多种方式通知员工并交叉确认;

3.员工对于企业在疫情期间公布的管理规定的签收文件;

4.员工对其受疫情防控影响不能正常履职的说明材料及相关证明。


、收集相关政府部门在疫情期间发布的关于劳动用工方面的文件

1.当地政府部门关于企业复工的各种公告/通知;

2.当地省市人社部门关于疫情期间工资发放等劳动事项的通知;

3.企业严格执行政府疫情防控和复工复产要求的相关材料。


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